Архивное дело в Чернигове: История и настоящее

"Архивные дела"обсуждались на совещании-семинаре в горсовете Чернигова под председательством управляющего делами исполкома Станислава Вихрова.

В ней приняли участие специалисты, которые занимаются вопросами учёта и сохранения документов. Участники заслушали доклад о состоянии и перспективах развития архивного дела в городе Чернигове.

Архивный отдел Черниговского городского совета создан 19 июня 2002 года решением третьей сессии городского совета четвёртого созыва путём реорганизации городского государственного архива.

 

Отдел является исполнительным органом городского совета и в пределах своей компетенции обеспечивает реализацию на территории города государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства, пополнение Национального архивного фонда документами, которые имеют местное значение, ведёт их учёт, отвечает за хранение и использование.

Городской государственный архив был создан в г.Чернигове в октябре 1930 года. С июля 1956 года, уже 52 года городской архивосклад размещён в помещении городского совета.

Городской государственный архив сначала подчинялся Народному комиссариату внутренних дел, а с 1959 года – Черниговскому гоиспокому и городскому совету. Кстати, во время Великой Отечественной войны, в марте 1944 года, городской государственный архив имел численность 8 работников.

В архивоскладе отдела хранится около девятнадцати тысяч единиц управленческой документации 1943-2002 годов семидесяти девяти юридических лиц города. В том числе дела постоянного хранения городского совета за 1971-2001 годы, Деснянского районного в городе Чернигове совета за 1974-2000 годы, Новозаводского районного в городе Чернигове совета за 1974-2001 годы, управления архитектуры и градостроения городского совета за 1944-2002 года.

Для получения информации с этих фондов в отдел поступает подавляющее большинство заявлений граждан и юридических лиц.

Постоянный рост документов, которые хранятся в отделе, кроме заполнения архивосклада привёл и к значительному увеличению количества обращений и запросов социальноправового характера. Если в 2002 году поступило лишь 140 таких запросов, то в 2007 – 574, а за девять месяцев текущего года они рассмотрены уже 556.

В помещении отдела организована работа читального зала. В текущем году пользователям читального зала - 119 должностным лицам местного самоуправления, работникам правоохранительных органов, краеведам, другим ответственным лицам предоставлено для ознакомления 270 архивных дел.

В отделе в 2008 году развёрнуты три постоянно действующих выставки документов: по вопросам оформления документов; к 17-й годовщине независимости Украины; о голодоморе 1932 - 1933 годов.

В 2008 году подготовленно, проведены и оформлены протоколы семи заседаний экспертной комиссии архивного отдела городского совета. На заседаниях рассмотрены документы 30 юридических лиц, которые находятся в зоне комплектования отдела.

По информации управления экономики городского совета сегодня в Чернигове работает 2780 юридических лиц. Отделом постоянно уточняются списки юридических лиц – источников формирования Национального архивного фонда, которые передают и не передают документы в архивный отдел городского совета.

Проведён анализ состояния сохраненности документов 42 юридических лиц – источников формирования НАФ. Из них 14 - государственной формы собственности, 24 – коммунальной, 4 – частной.

Лишь 34 отмеченные юридические лица имеют отдельные помещения для сохранения документов. Отсутствуют оборудованные помещения для хранения архивных документов в финансовом управлении, управлениях экономики, капитального строительства, культуры городского совета, в Коммунальном предприятии "Новозаводсоке" городского совета, в областном дворце для детей и юношества.

На официальном веб-портале Черниговского городского совета http://www. chernigiv-rada. gov. ua в разделе "Неотложные вопросы" в подразделе "8. Архивное дело и делопроизводство" размещена информация, нужная для правильного составления документов юридических лиц.

Уничтожить архивы можно быстро, а собрать и сохранить бесценное наследство Украины, которое основывается на документах учреждений, очень непросто. И если документы, которые имеют постоянный срок хранения, - это история учреждения, города, государства, то каждый документ из личного состава - ещё судьба отдельного человека, который будет нуждаться в подтверждении стажа работы, размера доходов, другой необходимой информации, возможно это судьба каждого из вас.

Хочу сконцентрировать внимание ответственных за архивное дело и делопроизводство в учреждениях, предприятиях и организациях, относительно следующих вопросов:

1. Во всех учреждениях ежегодно в декабре руководитель утверждает подготовленную службой делопроизводства номенклатуру дел на следующий год, одобренную на заседании экспертной комиссии вашего учреждения. Один раз в 5 лет номенклатура предоставляется в архивный отдел городского совета для согласования с Экспертно-проверяющей комиссией Государственного архива Черниговской области.

2. До конца текущего года необходимо упорядочить документы постоянного срока хранения и из личного состава, составить соответствующие описания по 2005 год включительно.

3. Уничтожение в учреждении документов без одобрения описаний дел постоянного хранения и согласования описаний из личного состава и акта об уничтожении документов Экспертно-проверяющей комиссией Государственного архива Черниговской области является незаконным и тянет ответственность согласно действующему законодательству.

4. Особенное внимание прошу обратить на условия хранения документов и надлежащую их охрану.

По инф. Геннадия Крысько, начальника архивного отдела Черниговского городского совета.