Как Чернигов славный жил – знает все городской архив

Архивный отдел Черниговского городского совета работает в соответствии с законодательством, решениями городского совета, его исполнительного комитета, распоряжений городского председателя, годовых планов работы и развития архивного дела.

Отдел является исполнительным органом городского совета без статуса юридического лица.

Имеет численность пять штатных единиц.

Два должностных лица местного самоуправления отвечают за работу с документами Национального архивного фонда (дальше - НАФ), три – за работу трудового архива.

Состоянием на 1 октября 2013 года в отделе в 598 фондах размещено 64812 дел. В том числе: в 79 фондах НАФ – 19423 единицы хранения и в 519 фондах трудового архива – 45389.

Документы НАФ хранятся постоянно, а по кадровым вопросам (личного состава) – 75 лет.

Одной из главных проблем отдела есть вопрос размещения архивных дел. Если документы НАФ, которые должны нам передавать 40 юридических лиц, могут временно сверх установленных сроков храниться в их собственных архивах, то документы юридических лиц, которые завершают ликвидационную процедуру и не имеют правопреемников, обязан принять на хранение трудовой архив.

За пять последних лет в архивный отдел поступило около 500 единиц хранения НАФ и около 20 тысяч дел от более чем 200 ликвидированных юридических лиц. В текущем году нужно принять на хранение еще 15 тысяч дел Публичного акционерного общества "Черниговское Химволокно", которое завершает ликвидационную процедуру. К сожалению, вопрос относительно места хранения отмеченных документов на сегодняшний день не решен.

По предоставлению отдела в 2013 году приняты распоряжения городского председателя от 8 января и 28 августа № 3-р "Об архивном деле и упорядочивании в 2013 году документов юридических лиц города Чернигова – источников формирования НАФ" и № 141-р "Об утверждении Положения об экспертной комиссии и состава экспертной комиссии архивного отдела Черниговского городского совета".

На выполнение городской Программы развития архивного дела в 2013 году отремонтированы помещения трудового архива по ул. Мстиславской, 8, рабочая комната по ул. Магистратской, 7, установлены металлические двери и подключена охранительная сигнализация в архивохранилище; смонтированы дополнительные комбинированные стеллажи; оборудованы три рабочих места для граждан, которые обращаются в отдел относительно ознакомления с документами НАФ.

Отделом обеспечено решение вопросов, поднятых в обращениях граждан. За девять месяцев текущего года рассмотрено 2011 обращений, что на 300 больше, чем за аналогичный период в прошлом году. Рассмотрено также 337 писем, которые поступили от органов государственной исполнительной власти, местного самоуправления и других юридических лиц.

Отделом постоянно предоставляется консультационно-практическая помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства работникам делопроизводственных, экспертных и архивных служб юридических лиц города. В 2013 году предоставлено свыше 300 таких консультаций; 112 пользователей получили для ознакомления в отделе 766 архивных дел с документами НАФ.

С начала года проведено 7 заседаний экспертной комиссии архивного отдела. На заседаниях рассмотрены предоставленные юридическими лицами 242 документа: положение об архиве, экспертной комиссии; инструкции по делопроизводству; номенклатуры дел; годовые разделы описаний дел по кадровым вопросам (личного состава), постоянному, длительному хранению и акты об исключении для уничтожения документов.

Для информирования об архивном деле и делопроизводстве мы используем официальный веб-портал Черниговского городского совета. На портале постоянно размещаем информации о: архивный отдел и его трудовой архив; требования к составлению номенклатуры дел, положений, об архиве и экспертной комиссии, порядка заполнения паспорта архива юридического лица; образцы бланков архивных документов; списки юридических лиц – источников формирования НАФ и фондов документов НАФ отдела; Перечень типичных документов; Правила работы архивных учреждений; другие материалы, которые пригодятся архивистам и гражданам, которые интересуются архивным делом.

По документам городского совета в рабочей комнате отдела в 2013 году размещались выставки архивных документов "Из истории архивного отдела Черниговского городского совета" и "Украина: август-сентябрь 1991 года".

Документы, по которым поступает больше всего запросов

70 процентов запросов граждан, которые поступают в архивный отдел, касаются документов по кадровым вопросам (личного состава) ликвидированных юридических лиц города, которые не имели правопреемников и передали архивные дела на хранение в городской совет. По отмеченным документам отдел предоставляет архивные справки о заработной плате, стаже работы и выдержках или архивных копиях приказов.

30 процентов обращений - относительно документов НАФ для получения архивных справок, копий документов, выдержек из решений городского, районных в городе советов, их исполнительных комитетов, распоряжений городского председателя относительно регистрации юридических лиц, получения жилья, земельных участков, введения домов в эксплуатацию, избрание депутатами городской, районных в городе советов и других отдельных фактов.

Прием граждан относительно документов ликвидированных юридических лиц осуществляется в трудовом архиве архивного отдела городского совета по ул. Мстиславской, 8 каждый вторник и четверг с 9:00 до 13:00, а по вопросам документов НАФ – начальником архивного отдела в комнате № 7 по ул. Магистратской, 7 в понедельник, пятницу с 8:30 до 12:00, в среду с 10:00 до 12:00. При обращении обязательно иметь паспорт.

Граждане и юридические лица могут предоставлять в городской совет письменные обращения по вопросам, которые принадлежат в компетенции архивного отдела. Обращения адресуются городскому председателю или секретарю городского совета. Заявления от граждан поступают в отдел обращений граждан и социальных вопросов городского совета (ул. Шевченко, 9).

Письма от юридических лиц – в канцелярию общего отдела городского совета (ул. Магистратская, 7). В обращении должен быть отмечено, какой документ необходимо получить, прибавлены ксерокопии документов (паспорта и тому подобное), указан полный почтовый адрес. Заявления без указания местожительства и подписи гражданина не рассматриваются. 

Место нахождения документов НАФ и по кадровым вопросам юридических лиц, которые имеют наибольший спрос

В нашем отделе хранятся документы НАФ городского совета за 1971–2003 годы, Деснянского районного в городе Чернигове совета за 1974-2000 годы, Новозаводского – за 1974–2001 годы, управления архитектуры и градостроения городского совета за 1944-2007 годы, а также дела по кадровым вопросам (личного состава) 519 ликвидированных юридических лиц, не имеющих правопреемников, и которые передали документы в городской совет. Именно единицы хранения отмеченных архивных фондов имеют наибольший спрос.

Документы НАФ городского совета, принятые до 1971 года, хранятся в Государственном архиве Черниговской области, а после 2003 года – в общем отделе городского совета.

Архивные дела по кадровым вопросам (личного состава) юридических лиц хранятся 75 лет в архивах предприятий, учреждений и организаций, или у их правопреемников.

Начальник архивного отдела Черниговского городского совета                   

Геннадий Крысько