Цифровізація стажу: як і навіщо переходити на електронну трудову книжку до 2026 року (Інструкція)
Україна продовжує перехід на електронний документообіг у соціальній сфері. Пенсійний фонд України нагадує: до 10 червня 2026 року триває перехідний період, протягом якого дані з паперових трудових книжок мають бути повністю оцифровані. Це стосується насамперед відомостей про стаж до 2004 року.
Головне управління Пенсійного фонду України (ПФУ) в Чернігівській області оприлюднило детальні роз'яснення щодо процедури оцифрування документів та вимог до скан-копій.
Що таке електронна трудова книжка і навіщо вона потрібна
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог традиційного паперового документа. Вона містить повну інформацію про трудову діяльність людини: прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення тощо.
Як зазначають у ПФУ, дані про страховий стаж громадян починаючи з 1 січня 2004 року вже містяться в Реєстрі застрахованих осіб. Проте інформація про роботу до 2004 року в електронних реєстрах відсутня. Саме тому вкрай важливо перенести ці відомості з паперових носіїв у "цифру".
Важливо: Процес оцифрування розпочався 10 червня 2021 року (відповідно до Закону України № 1217-IX) і має завершитися 10 червня 2026 року. Після цієї дати паперова трудова книжка перестане бути обов'язковим документом для нарахування пенсії, а призначення виплат відбуватиметься автоматично.
Хто може подати дані
Оцифрувати трудову книжку може:
-
Роботодавець (за своїх працівників).
-
Працівник (самостійно).
Зробити це можна онлайн, не відвідуючи органи ПФУ, що особливо актуально для українців, які перебувають за кордоном. Пенсійний фонд забезпечує доступ до вебпорталу з територій дружніх держав.
Технічні вимоги до документів
Щоб система успішно прийняла документи, скан-копії мають відповідати чітким критеріям:
-
Колір: Сканувати потрібно лише оригінали документів у кольоровому форматі.
-
Повнота: Мають бути відскановані всі сторінки, на яких є записи.
-
Чіткість: Текст, номери, дати, печатки та підписи повинні легко читатися.
-
Формат файлів: JPG або PDF.
-
Розмір: Кожен файл не повинен перевищувати 1 МБ.
-
Якість: Рекомендована роздільна здатність — 300 dpi.
Покрокова інструкція: як завантажити трудову книжку
Для самостійного завантаження даних необхідно виконати 5 кроків на вебпорталі електронних послуг ПФУ:
-
Авторизація: Увійдіть на сайт
portal.pfu.gov.ua -
Вибір послуги: У лівому боковому меню знайдіть розділ «Комунікації з ПФУ» та оберіть пункт «Відомості про трудові відносини».
-
Перевірка даних: Перевірте загальну інформацію про себе (ПІБ, податковий номер). Якщо поля не заповнені автоматично — введіть дані вручну. Обов'язково поставте позначку про згоду на обробку персональних даних.
-
Завантаження: Натисніть «Додати файл» і прикріпіть підготовлені скан-копії сторінок трудової книжки. Важливо завантажувати їх у хронологічному порядку. Після цього натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».
-
Контроль: Перевірити статус розгляду заяви можна у розділі «Мої звернення». Якщо виникнуть зауваження до якості сканування чи даних, система повідомить про це в статусі звернення.
Переваги цифровізації
Електронний облік трудової діяльності гарантує:
-
Збереження даних: Цифровий архів неможливо загубити чи зіпсувати, на відміну від паперового документа.
-
Автоматичне призначення пенсії: По досягненню пенсійного віку пенсія може бути призначена автоматично без необхідності особисто відвідувати Пенсійний фонд і збирати довідки.
За матеріалами Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області.
08:40 | 15.12.2025 р.
| Версія для друку Відправити по e-mail Обговорити на форумі |
| Переглядів : 501 |
Фотоновини
Додати коментар: